1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich jederzeit an die oben genannte Adresse wenden.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Automatische Datenerfassung

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden automatisch Informationen durch Ihren Browser übermittelt. Diese Daten werden temporär in sogenannten Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, zur Systemsicherheit und zur technischen Administration der Netzinfrastruktur verwendet. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nach spätestens sieben Tagen werden die Logfiles gelöscht oder anonymisiert.

2.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular erreichen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten gespeichert. Das betrifft:

• Ihren Namen und Vornamen
• Ihre E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (falls angegeben)
• Ihre Nachricht und alle weiteren Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen

Diese Informationen verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

2.3 Nutzung unserer Dienste

Bei der Nutzung unserer Budget-Genehmigungs-Workflows verarbeiten wir folgende Daten:

• Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Unternehmenszugehörigkeit)
• Nutzungsdaten (eingereichte Anträge, Genehmigungsverläufe, Zeitstempel)
• Technische Daten zur Systemnutzung und Fehlerdiagnose
• Kommunikationsdaten innerhalb der Plattform

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Verbesserung unserer Dienstleistungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Konkret geben wir Daten weiter an:

4.1 Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet:

• Hosting-Provider (Server-Betrieb und technische Infrastruktur)
• E-Mail-Versanddienstleister für Systembenachrichtigungen
• Technische Wartungs- und Support-Dienstleister

Alle Auftragsverarbeiter sind sorgfältig ausgewählt und werden regelmäßig überprüft. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

4.2 Gesetzliche Verpflichtungen

In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten an staatliche Stellen zu übermitteln (z.B. bei richterlichen Beschlüssen oder behördlichen Anfragen). Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4.3 Keine Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies in Zukunft erforderlich werden, informieren wir Sie gesondert und holen ggf. Ihre Einwilligung ein.

5. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch unberechtigte Personen zu schützen.

5.1 Technische Maßnahmen

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Firewall-Systeme und Intrusion Detection
• Verschlüsselte Datenspeicherung sensibler Informationen
• Mehrfaktor-Authentifizierung für Systemzugriffe
• Automatische Backups mit verschlüsselter Speicherung

5.2 Organisatorische Maßnahmen

• Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-Know-Prinzip
• Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter im Datenschutz
• Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
• Dokumentierte Prozesse für den Umgang mit personenbezogenen Daten
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Risikoanalysen

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich an den Stand der Technik angepasst. Trotz aller Vorkehrungen weisen wir darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet nie vollständig sicher sein kann.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

6.1 Allgemeine Löschfristen

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Konkret bedeutet das:

• Kontaktanfragen: Löschung nach vollständiger Bearbeitung + 3 Jahre für mögliche Nachfragen
• Vertragsdaten: Aufbewahrung während der Vertragslaufzeit + gesetzliche Fristen (in der Regel 6-10 Jahre)
• Nutzungsdaten: Anonymisierung oder Löschung nach 24 Monaten Inaktivität
• Server-Logfiles: Automatische Löschung nach 7 Tagen

6.2 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Bestimmte Daten müssen wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften aufbewahren. Die Aufbewahrungsfristen betragen gemäß § 147 AO und § 257 HGB:

• 6 Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige Handelsbriefe
• 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare

Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.

6.3 Aktive Löschung durch Nutzer

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen. Wir prüfen Ihren Antrag und löschen die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb von 30 Tagen.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit gegenüber der oben genannten verantwortlichen Stelle geltend machen.

7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Die Auskunft umfasst: Verarbeitungszwecke, Kategorien der Daten, Empfänger der Daten, geplante Speicherdauer sowie Ihre weiteren Rechte.

7.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können jederzeit die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen. Wir werden die Korrektur unverzüglich vornehmen.

7.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn:

• die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage besteht
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen Gründe bestehen
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• eine gesetzliche Löschpflicht besteht

Ausnahmen gelten, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder andere berechtigte Gründe einer Löschung entgegenstehen.

7.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist oder wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese aber zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen.

7.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie können diese Daten auch direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen.

7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

7.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

7.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren. Zuständig ist:

8. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies sparsam und ausschließlich für technisch notwendige Funktionen.

8.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen Session-Cookies ein, die für die Funktion der Website unbedingt erforderlich sind. Diese Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen. Sie enthalten keine personenbezogenen Daten und werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung während der Nutzung
• Speicherung von Spracheinstellungen
• Sicherheitsfunktionen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Funktionsfähigkeit der Website).

8.2 Ihre Cookie-Einstellungen

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln entscheiden können. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies die Funktionalität unserer Website einschränken kann.

9. Besondere Verarbeitungssituationen

9.1 Bewerberdaten

Falls Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl. Die Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten gelöscht, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Bei erfolgreicher Bewerbung werden die Daten in Ihre Personalakte übernommen.

9.2 Newsletter und Marketing (sofern angeboten)

Derzeit bieten wir keinen Newsletter-Service an. Sollten wir diesen Service in Zukunft anbieten, erfolgt der Versand nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um über Änderungen informiert zu bleiben. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie aktiv informieren, sofern wir Ihre Kontaktdaten haben.